Interessieren Sie sich für Keilschrift aus Mesopotamien? Nein? Dann werden Sie vermutlich in diesem Leben auch nichts darüber lernen. Auch dann nicht, wenn jemand Sie auf ein dreitägiges Seminar zum Thema schicken würde. Das liegt daran, dass Erwachsene nur lernen, wenn sie intrinsisch motiviert sind und die Inhalte für sie relevant sind. Das gilt für das 1x1 des Projektmanagements genauso wie für mesopotamische Keilschrift.

Dementsprechend werden auch ihre Mitarbeiter nur lernen, was sie wirklich lernen wollen. Deshalb ist es sinnvoll, Trainings zu personalisieren. Natürlich kann ein Programm, das darauf ausgerichtet ist, jedes Jahr 400 Teilnehmer zu Projektleitern auszubilden, nicht für jeden dieser 400 Teilnehmer neu ausgerichtet werden.

Dennoch ist es möglich, dass jeder einzelne Teilnehmer einen Nutzen aus dem Programm zieht, weil das Training genau für ihn personalisiert ist. Ermitteln Sie im Vorfeld die Erwartungen und den Wissenstand der Teilnehmer sowie die Praxisrelevanz der Trainings. Das gelingt in drei einfachen Schritten, ohne ihren Zeitrahmen oder das Budget zu sprengen.

1. Klären Sie die Erwartungen der Teilnehmer

Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, dass Sie im Internet hauptsächlich die Beiträge lesen, die Ihre eigene Meinung bestätigen? Dieses Phänomen ist wissenschaftlich erforscht, betrifft uns alle und hat einen Namen: Confirmation Bias. Der Mensch verarbeitet primär die Informationen, die seinen Erwartungen entsprechen.

Nutzen Sie den Confirmation Bias

Was bei Nachrichten und Meinungen zur vieldiskutierten Filterblase führt, können Sie für die effektive Personalisierung Ihrer Trainings positiv nutzen: Wenn ein Teilnehmer von vornherein erwartet, dass er nach einem Seminar zum Thema Projektmanagement strukturierter arbeiten kann, wird er sich anschließend wahrscheinlich wirklich besser organisieren können. In jedem Falle besser als der, der sich einfach einmal überraschen lässt, was im Training auf ihn zukommt.

Der Grund ist einfach. Der Teilnehmer, der mit klaren Vorstellungen in ein Training geht, kann die neuen Inhalte mit bereits vorhandenen Routinen verknüpfen und sie darum direkt einsetzen. Unvorbereitete Teilnehmer hingegen speichern neue Informationen im Kurzzeitgedächtnis und vergessen sie schneller wieder, weil der Bezug zum Alltag fehlt.

Holen Sie die Teilnehmer schon im Vorfeld ins Boot

Es ist gängige Praxis, dass ein Trainer die Teilnehmer zu Beginn eines Trainings nach ihren Erwartungen fragt. Sinnvoller ist es allerdings, die Erwartungshaltung schon im Vorfeld zu klären. Das können Sie zum Beispiel über eine Abfrage per E-Mail erledigen. Eine Frage genügt:

Was erwarten Sie von dem Training?

Diese Abfrage erleichtert dem Trainer die Vorbereitung. Er kann sich auf die spezielle Gruppe vorbereiten und darüber hinaus etwaige Interessenskonflikte zwischen Gruppe und Auftraggeber vorab klären, etwa wenn die Erwartungshaltung der Gruppe nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Weiterer positiver Nebeneffekt: Die wertvolle und teure Zeit mit dem Trainer geht nicht in langatmigen Gesprächsrunden verloren, in denen jeder Teilnehmer seine Erwartungen schildert. Stattdessen kann das Training direkt nach der Vorstellung beginnen. 

 

2. Ermitteln Sie die Praxisrelevanz des Themas

Das Ziel der Personalisierung von Trainings ist es, den Praxistransfer zu erhöhen und eine Veränderung im Verhalten des Teilnehmers zu erzielen. Damit das gelingt, müssen Sie jedoch wissen, ob die Inhalte, die im Training vermittelt werden sollen, für die ausgewählte Teilnehmergruppe wirklich relevant sind. Haben die Teilnehmer die Gelegenheit, die neuen Verhaltensweisen im Alltag anzuwenden? Sehen die Teilnehmer ihren Bedarf selbst?

Bleiben wir beim Beispiel Projektmanagement: Eine Mitarbeiterin tritt in einem halben Jahr eine Position als Projektleiterin an und soll darauf vorbereitet werden. Wie sinnvoll ist es dann, sie heute bereits im Training „Führen als Projektleiter“ weiterzubilden? Sie wird die gelernten Inhalte in ihrem Alltag nach dem Training noch nicht anwenden können.

Es genügt übrigens nicht, dass Sie als Trainer oder Personalentwickler den Bedarf für ein Training erkennen. Damit ein Teilnehmer motiviert ist neue Inhalte anzuwenden, ist es entscheidend, dass er selbst den Bedarf erkennt.

Personalisierung für die Trainingsgruppe

Daher gilt auch hier: Holen Sie die Teilnehmer ins Boot und fragen Sie sie direkt, für wie wichtig sie das Trainingsthema in Bezug auf ihre tägliche Arbeit halten. Zum einen ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich im Vorfeld Gedanken über das Training zu machen. Zum anderen erhalten Sie einen Eindruck von der Zielgruppe: Erkennen die Teilnehmer die Praxisrelevanz des Themas?

Informieren Sie den Trainer im Vorfeld über die Rückmeldungen. Wenn er die Gruppenstruktur kennt, kann er sich besser vorbereiten und das Training für die Gruppe personalisieren.

Vielleicht ist es sinnvoll, einzelne Teilnehmer im Training von persönlichen Erfahrungen berichten zu lassen. Oder es ist erforderlich, dass der Trainer die Praxisrelevanz an sich aufzeigt. Vielleicht kann es auch einmal notwendig sein, den Teilnehmerkreis im Vorfeld anzupassen – was besser ist, als einen Mitarbeiter in ein Training zu schicken, das ihm keinen Mehrwert bietet.

Auch die Praxisrelevanz als Teil der Vorab-Personalisierung können Sie unmittelbar bei den Teilnehmern abfragen. Vielleicht nutzen Sie bereits ein Tool, das für einfache Abfragen genutzt wird, wie beispielsweise Survey Monkey.

Hierbei gilt es, zwei Dinge zu beachten: Die Teilnehmer müssen die Möglichkeit haben, anonym zu antworten und der Betriebsrat sollte involviert werden.

 

3. Fragen Sie den Wissensstand der Teilnehmer ab

Wie wählen Sie die Mitarbeiter aus, die an einem Training teilnehmen werden? Ist einfach wieder einmal eine Vertriebsschulung fällig, und alle Vertriebler nehmen an einem Verhandlungstraining teil? Oder kuratieren Sie das Programm ganz gezielt für ausgewählte Nachwuchsführungskräfte?

Ob die Auswahl des Teilnehmerkreises beliebig oder strukturiert erfolgt: Die Gruppe wird nie zu 100% homogen sein, alle Teilnehmer bringen ihre persönlichen Erfahrungen und ihr Vorwissen mit. Nur wenn Sie dieses kennen, können Sie das Training gezielt personalisieren.

Fragen Sie also bei den Mitarbeitern ab, wie diese ihre eigenen Kenntnisse bewerten. Das ermöglicht es Ihnen, die Trainings auch zu personalisieren. Wählen Sie zentrale Themen des Trainings aus, und lassen Sie die Teilnehmer angeben, wie sie sich selbst einschätzen. Sie können dazu etwa Antwortskalen anbieten wie „gar nicht“ – „wenig“ – „gut“ – „sehr gut“ – „Experte“. So können die Mitarbeiter die Selbsteinschätzung zügig erledigen.

Gezielter Fokus für effektive Personalisierung

Ein Spinnendiagramm zeigt auf einen Blick den Trainingsbedarf einer Gruppe, so dass Sie Ihr Programm entsprechend personalisieren können. Aus den Antworten der Mitarbeiter ergibt sich ein Profil der Gruppe, etwa in Form eines Spinnendiagramms. Ihnen bietet dieses Vorgehen den Vorteil, dass Sie leicht identifizieren können, wie gut sich die Teilnehmer bereits im Thema auskennen.

Die Teilnehmer selbst wiederum setzen sich schon im Vorfeld mit dem Thema des Trainings auseinander und machen sich ihre persönlichen Schwerpunkte bewusst. Das ermöglicht es ihnen, sich später während des Trainings gezielt auf diese zu fokussieren – und dieses Bewusstsein wird dafür sorgen, dass die mehr Inhalte gezielter in den Alltag übernommen und das Training einen höheren Impact haben wird.

Der Trainer kann basierend auf den Selbsteinschätzungen der Teilnehmer seine Veranstaltung anpassen. Befinden sich Experten in der Gruppe, kann er sie mit weniger erfahrenen Teilnehmern zusammenarbeiten lassen. So profitieren beide voneinander.

 

Fazit

Die erfolgreiche Vorab-Personalisierung von Trainings gelingt in drei Schritten. Beziehen Sie die Teilnehmer der Veranstaltung bereits in der Vorbereitungsphase ein, und fragen Sie gezielt nach Erwartungen, Praxisrelevanz und Wissenstand. Anonymisieren Sie die Abfrage, damit Sie ehrliche und unvoreingenommene Rückmeldung von den Teilnehmern bekommen. Nur die bietet Ihnen und dem Trainer einen Mehrwert.

Halten Sie Ihren Aufwand gering und etablieren Sie einen Standard-Prozess, mit dem Sie Ihr Vorgehen skalieren können und der die Teilnehmer in die Verantwortung nimmt, zu antworten. Früher standen hierfür Papier-Fragebögen und Mails zur Verfügung. Heute erleichtern digitale Tools wie mobile Apps den Prozess und steigern die Akzeptanz.

Die Antworten der Teilnehmer ermöglichen es dem Trainer, sich besser vorzubereiten. Als Personalentwickler erkennen Sie Trends wie etwa mögliche weitere Schulungsbedarfe oder auch, dass ein Training vielleicht gar nicht notwendig ist, weil das Wissen bereits vorhanden ist. Die Daten vereinfachen Ihnen die Planung weiterer Programme.

Die Teilnehmer wiederum nehmen sich die Zeit, sich mit ihren persönlichen Zielen und dem Thema des Trainings vorab auseinander zu setzen. Das führt zu intrinsischer Motivation, die wiederum das Lernen neuer Inhalte erst ermöglicht – von mesopotamischer Keilschrift bis hin zu modernem Projektmanagement.


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