Whitepaper: In 6 Schritten zum wirksamen virtuellen Training

Endlich digital!

Virtuelle Trainings funktionieren – aber anders als Präsenztrainings. Personalentwickler haben gerade die Chance, Trainings neu zu erfinden. Sie können einzelne Trainings von vor-Ort-Seminaren zu Live-Online-Veranstaltungen entwickeln oder gleich ihre ganze Trainingsakademie digitalisieren.

In virtuellen Trainings sind die Rahmenbedingungen erschwert, doch gleichzeitig können Sie Trainings abwechslungsreicher gestalten, individueller auf einzelne Teilnehmer eingehen und den Erfolg Ihrer Trainings messen – die Grundlage dafür, Personalentwicklung selbst zu entwickeln und Mitarbeiter im Unternehmen für künftige Herausforderungen zu wappnen.

In sechs Abschnitten lesen Sie,

  • Was es bei der Digitalisierung Ihrer Trainingsakademie zu beachten gilt,
  • Wie Sie einzelne Trainings erfolgreich virtuell gestalten,
  • Wie Sie die Technik in Schach halten,
  • Wem die Teilnehmer die meiste Aufmerksamkeit schenken,
  • Was erfolgreichen Lerntransfer nach dem Training ausmacht,
  • Und wie Sie die Erfolgsfaktoren Ihrer Trainings messen und Trainings datenbasiert verbessern.

Viel Freude und Erfolg mit Ihren virtuellen Trainings!

 

Das Whitepaper erschien zuerst im März 2020 und wurde im März 2021 umfassend überarbeitet und aktualisiert.

 

Blick aufs Ganze: Digitalisieren Sie Ihre Akademie

Zu Beginn der Corona-Krise musste es schnell gehen: Trainings – sofern sie überhaupt noch stattfanden – waren von heute auf morgen virtuell. Mit der Folge, dass sich die Teilnehmer häufig gefühlt haben, als würden sie plötzlich 60er-Jahre-Frontalunterricht am Laptop erleben. Inzwischen haben wir alle viel probiert und viel gelernt, vor allem für die Gestaltung einzelner Trainings.

Was aber, wenn Sie eine ganze Akademie digitalisieren möchten? Wo fangen Sie an, wenn Sie den Trainingsbetrieb insgesamt überarbeiten möchten und vielleicht einzelne Trainings langfristig virtuell anbieten möchten – ergänzt um Trainings, die sinnvollerweise wieder als Präsenzveranstaltungen stattfinden, sobald es möglich ist?

Setzen Sie Prioritäten

Es funktioniert nicht, den „vor-Corona-Betrieb“ einfach in den virtuellen Raum umzuziehen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Trainings und entscheiden Sie, welche Veranstaltungen so wichtig sind, dass der Unternehmenserfolg davon abhängt. Jedes Unternehmen wird andere Prioritäten setzen: Kommt es bei Ihnen auf das Onboarding an? Sind Führungskräftetrainings gerade unabdingbar? Brauchen Sie vielleicht sogar neue Zeitmanagement-Angebote?

Außerdem ist es wichtig, innerhalb eines Trainings zu priorisieren. Virtuelle Trainings sind kürzer als Präsenztrainings, die Aufmerksamkeitsspanne vor dem Bildschirm ist kürzer als im Schulungsraum. Streichen Sie, was Sie nicht unbedingt brauchen und konzentrieren Sie sich auf die Inhalte, die Ihren Teilnehmern unmittelbar weiterhelfen.

Digitalisieren Sie radikal

Denken Sie um: Es geht nicht darum, vorhandene Trainings zu digitalisieren, sondern es geht darum, virtuelle Trainings anzubieten. Elon Musk hat schließlich auch nicht den Verbrennungsmotor genommen und überlegt, wie er daraus ein Elektroauto bauen kann.

Machen Sie sich diesen Ansatz zunutze und definieren Sie, was Ihr virtuelles Training enthalten muss, damit Ihre Teilnehmer profitieren. Greifen Sie erst dann auf die bisherigen Inhalte Ihrer Präsenztrainings zurück. Es kann beispielsweise hilfreich sein, Trainer-Tandems einzusetzen: Ein Trainer lehrt, der andere moderiert den Chat, sichert die Technik und unterstützt die Teilnehmer.

Eine weitere Möglichkeit ist es, ein virtuelles Live-Training zu ergänzen – um Lehrvideos, zusätzliche Aufgaben, die Teilnehmer nach dem Training bearbeiten oder Online-Coaching Tools.

Bilden Sie Ihre Trainer weiter

Ein virtuelles Training soll ebenso professionell sein wie ein Präsenztraining. Das ist schwierig, wenn die Teilnehmer zu Hause am Küchentisch sitzen – unmöglich wird es, wenn der Trainer in der Jogginghose vor der Kamera steht, die Verbindung abbricht oder Sie in eine Folienschlacht ziehen. Sichern Sie Professionalität und Wirkung der Trainings, indem Sie auch für Weiterbildung der Trainer sorgen.

Die Bühne im virtuellen Raum ist eine andere als im Präsenztraining. Unterstützen Sie die Trainer dabei, sich trotzdem sicher auf dieser Bühne zu bewegen. Die Trainer müssen sich im virtuellen Raum wohl fühlen, damit sie sich auf das Training konzentrieren können und nicht auf die übermittelnde Technik. 

Denken Sie die Trainingsevaluation neu

Die Digitalisierung hat das Potenzial, die latente Frage von Personalentwicklern zu beantworten: Was bringen meine Trainings? Digitale Tools eröffnen neue Möglichkeiten für die Evaluation von Trainings. Sie können nicht nur die Stimmung der Teilnehmer nach dem Training abfragen und nachhaken, ob diese mit dem Trainer zufrieden waren.

Darüber hinaus haben Sie die Chance, die Teilnehmer auch nach dem Training zu begleiten und sie zu unterstützen, Trainingsinhalte im Alltag einzusetzen. Diese Erfolge können Sie messen und Ihre Trainings datenbasiert entwickeln.

Konzeption virtueller Trainings

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Akademie grundsätzlich digitalisieren möchten und Sie die Trainings ausgewählt haben, die virtuell stattfinden sollen – sei es während der Corona-Krise oder sei es auch darüber hinaus – geht es an die Konzeption der einzelnen virtuellen Trainings. Auch hier gilt: Denken Sie radikal. Was braucht Ihr virtuelles Training, um erfolgreich zu sein? (Nicht: Wie können Sie Ihr Präsenztraining virtuell veranstalten)

Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Trainer und Teilnehmern

Trainer und Teilnehmer befinden sich nicht im gleichen Raum. Zwar sind alle Beteiligten inzwischen Videokonferenzen gewöhnt, doch trotzdem ist es wichtig, eine Verbindung zwischen Teilnehmern und Trainer herzustellen. Im virtuellen Training hat der Trainer noch mehr zu tun als ohnehin schon: Neben der eigentlichen Präsentation ist es für ihn aufwendiger, auf die Stimmung in der Gruppe einzugehen und auch die Technik kann mindestens Tücken haben.

Bewährt haben sich deshalb Trainer-Tandems. Ein Trainer konzentriert sich auf die Präsentation und lehrt, der andere steht als Ansprechpartner direkt für die Teilnehmer zur Verfügung, moderiert den Chat, unterstützt technisch, besucht Break-out-Rooms – je nachdem, was in Ihrem Training sinnvoll ist. Nicht nur die Teilnehmer profitieren, sondern auch Ihre Trainer, die so wiederum voneinander lernen können.

Kürzen, kürzen, kürzen

Bei der Digitalisierung der Akademie hinterfragen Sie Ihr gesamtes Trainingsangebot. Konzipieren Sie einzelne Trainings, gehen Sie ähnlich vor und fragen Sie sich: Worauf kommt es wirklich an?

Die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer wird kürzer sein als in Präsenztrainings, egal, wie spannend Ihr Thema ist. Darum kommt es darauf an, was Sie ihnen überhaupt vermitteln wollen.

Ein Online-Training muss auf jeden Fall weniger Lernstoff beinhalten als ein Präsenztraining. Nehmen Sie sich am besten die Lehrpläne Pläne Ihrer Präsenztrainings vor und vergleichen Sie diese mit den strategischen Unternehmenszielen.

Welche Inhalte sind besonders wichtig, damit Ihre Mitarbeiter gerüstet sind, die Unternehmensziele zu erreichen? Behalten Sie dabei nicht nur kurzfristige Ziele wie beispielsweise den Umsatz im Blick, sondern auch langfristige Vorhaben. Gerade jetzt ist die Zeit, dass Ihre Mitarbeiter an Lernzielen arbeiten, die auch in 5 oder 10 Jahren noch relevant sind.

Die Zeit im virtuellen Training ist wertvoll. Vielleicht gibt es Inhalte, die nicht unbedingt von einem Trainer vermittelt werden müssen, aber den Teilnehmern dennoch zur Verfügung stehen sollten. Hierfür können Sie Material zum Selbststudium zur Verfügung stellen.

Damit das Training trotzdem zum Erfolg wird und die wichtigsten Inhalte nicht nur hängenbleiben, sondern auch den Transfer in den Alltag schaffen, streichen Sie bei Ihrer Bestandaufnahme lieber Inhalte als Übungen. Für den Lernerfolg ist es wichtiger, dass Teilnehmer weniger Inhalte lernen, und diese wenigen Inhalte dann auch wirklich anwenden können, als dass sie viel Theorie kennenlernen und gleich wieder vergessen, weil die praktische Anwendung zu kurz kommt.

Abwechslung erhält die Aufmerksamkeit

Es ist längst erwiesen: Bei erwachsenen Lernern bleibt umso mehr hängen, je mehr Sinne angesprochen werden. Wenn also Teilnehmer „nur“ vor einem Bildschirm sitzen, ist es umso wichtiger, sie in den Trainingsablauf einzubinden und zu aktivieren, anstatt sie mit Informationen zu berieseln. Wenn das passiert, erleben die Teilnehmer das Training buchstäblich nicht anders als den Netflix-Feierabend auf dem Sofa und konsumieren die Inhalte lediglich, ohne einen Bezug zu ihrem Arbeitsalltag herzustellen.

Deshalb: Je besser die Teilnehmer im Training bei der Sache und eingebunden sind, desto mehr werden sie von der Veranstaltung profitieren. Planen Sie Arbeit in Kleingruppen, deren Ergebnisse die Teilnehmer anschließend knapp vorstellen. Oder binden Sie kleine Spielereien ein, z.B. könnte jeder Teilnehmer ein Bild von der Ausarbeitung einer Aufgabe in einem Chat posten.

Virtuelle Gruppendynamik schaffen

In virtuellen Trainings sitzt jeder Teilnehmer vor seinem eigenen Bildschirm. Der Vorteil: Es spart Reisezeit und -kosten und ermöglicht momentan überhaupt Trainings.

Der Nachteil: Jeder Teilnehmer sitzt vor seinem eigenen Bildschirm. Nonverbale Kommunikation fehlt. Deshalb ist es ungleich schwieriger, Gruppendynamik zu erzeugen und für den Trainer ist es beinahe unmöglich, die Stimmung in der Gruppe richtig zu deuten. Nichts ist schlimmer als sekundenlanges Schweigen auf einfache Fragen des Trainers.

Dabei lassen sich diese Situationen leicht verhindern, indem der Trainer sie offen zu Beginn des Trainings anspricht. Bitten Sie die Teilnehmer beispielsweise darum, bei offenen Fragen ihre Antworten in den Chat zu schreiben, so werden Überlagerungen der Tonspuren verhindert. Wenn es um Stimmungsbilder oder die einfache Frage „Haben Sie noch Fragen?“ geht, vereinbaren Sie virtuelle Handzeichen, die inzwischen jedes Konferenztool anbietet. Der Trainer bekommt ein Feedback, die Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich einzubringen und ihre Fragen zu stellen.

Technische Vorbereitung

Es ist der Alptraum, wenn in einem virtuellen Training voller Teilnehmer plötzlich die Technik versagt. „Du bist stummgeschaltet“ und „Könnt ihr mich jetzt hören?“ waren wohl die beiden meistgesagten Sätze 2020 – und jedes Mal haben sie mindestens den Gesprächsfluss gestört und Diskussionen unterbrochen.

Trotzdem ist Sorge vor technischen Problemen kein Grund, auf virtuelle Trainings zu verzichten. Mit guter Vorbereitung wird Ihr Training gelingen.

Wählen Sie ein bekanntes und einfaches Tool für Ihr Training

Die erste Entscheidung auf dem Weg zum virtuellen Training ist die Wahl der Online-Plattform, auf der das Training stattfinden soll. Sinnvollerweise wählen Sie das Tool, das die Mitarbeiter bereits kennen und von dem Sie wissen, wie es funktioniert. So besteht weniger Erklärungsbedarf und die Mitarbeiter können sich auf den Trainingsinhalt konzentrieren, anstatt gegen die Technik zu kämpfen.

Unentbehrlich ist eine Moderatorenfunktion, mit der Ihr Trainer die Diskussion im virtuellen Training steuern kann und beispielsweise Arbeitsgruppen einteilen kann. 

Praktisch ist es, wenn Ihre Plattform das Training auch aufzeichnen kann. Dann können Teilnehmer die Veranstaltung anschließend nochmals anschauen, wenn sie Erklärungen im Detail wiederholen möchten. Wichtig ist dabei, dass die Teilnehmer mit einer etwaigen Aufzeichnung einverstanden sind.

Bereiten Sie das technische Set-up vor

Es braucht kein ganzes Tonstudio, damit Ihr virtuelles Training professionell wirkt. Ein paar kleine Veränderungen helfen, damit auch der Trainer aus dem improvisierten Home Office glänzen kann und Ihre Mitarbeiter ein hochwertiges Training erhalten.

Grundlegend wichtig sind eine stabile Internetverbindung mit guter Bandbreite, eine funktionierende Kamera am PC und ein Mikrofon, das eine angenehme und klare Tonqualität erzeugt. Es ist anstrengend für die Teilnehmer, wenn sie stundenlang vor dem Laptop sitzen und dabei ständig ein Rauschen in der Leitung hören. Für unter 100 Euro gibt es sehr gute Mikrofone – eine lohnende Investition.

Für die everskill-Expertengespräche nutzen wir außerdem ein Videokonferenzlicht, damit die Sprecher auch dann gut zu sehen sind, wenn es im Münchner Hochnebel kaum Tageslicht gibt. Außerdem stellen wir die Laptops erhöht auf, so können die Teilnehmer den Moderatoren und Experten direkt ins Gesicht sehen. Idealerweise schaut der Trainer auch immer wieder in die Kamera und nicht nur auf seinen Bildschirm. Es erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer, wenn sie immer wieder „Augenkontakt“ mit dem Trainer haben.

Binden Sie die Teilnehmer in die Planung ein

Die Teilnehmer sollen sich auf den Trainingsinhalt konzentrieren können, und nicht auf die Technik. Deshalb ist es sinnvoll, ihnen vorab einen Einladungslink zu schicken und sie zu informieren, welche Plattform und welche etwaigen weiteren Systeme sie brauchen werden. Es kann helfen, wenn die Teilnehmer sich einige Minuten vor dem Beginn des Trainings einwählen und mit den Funktionen der Plattform vertraut machen können.

Es fördert die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und ist angenehmer für den Trainer, wenn alle Beteiligten während des Trainings die Kamera eingeschaltet lassen. Sollten Sie sich auch dafür entscheiden, lassen Sie es die Teilnehmer vorher wissen. So kann auch jeder Teilnehmer seinen Hintergrund und sein eigenes Erscheinungsbild so einrichten, wie er oder sie es wünscht.

Stellen Sie Regeln für die Zusammenarbeit auf

Nichts ist langweiliger für die Teilnehmer und frustrierender für den Trainer als ein Training in Frontalunterricht ohne Rückmeldung seitens der Teilnehmer. Deshalb: Legen Sie im Vorfeld fest, wie Sie Nachfragen handhaben möchten – beispielsweise über die Chatfunktion oder indem die Teilnehmer virtuell die Hand heben.

Wichtig für die Gruppendynamik ist, dass die Teilnehmer sich überhaupt beteiligen. Vermeiden Sie Situationen, in denen der Trainer eine Frage stellt und seitens der Teilnehmer daraufhin Schweigen herrscht. Nutzen Sie ein Umfragetool oder Features wie den Feed in der everskill-App, in dem Teilnehmer ihre Beiträge gegenseitig kommentieren, mit Fotos ergänzen oder liken können.

Überlegen Sie im Vorfeld, wie Sie die Interaktion zwischen Trainer und Teilnehmern organisieren möchten, klären Sie dieses Vorgehen zu Beginn der Veranstaltung und machen Sie einen kurzen Testlauf, mit dem die Teilnehmer die Scheu verlieren, vielleicht auch ungewohnte Tools zu nutzen.

Testen Sie, was zu testen ist

Wenn Ihr technisches Konzept steht, sollten Sie es vor dem Versuch an der lebenden Trainingsgruppe unbedingt testen. Ziehen Sie dafür Kollegen, Freunde oder notfalls Ihre Familie heran, aber testen Sie. Sind die Regeln für die Zusammenarbeit verständlich? Versteht man Sie akustisch? Ist der Arbeitsplatz des Trainers gut ausgeleuchtet? Sind die interaktiven Übungen nachvollziehbar?

Mit dieser Planung und einem ausgiebigen Test sind Sie technisch vorbereitet auf Ihr virtuelles Training.

Erfolgreiche Trainings veranstalten

Kommunizieren Sie die Lernziele

Das Training ist erfolgreich, wenn die Teilnehmer Inhalte aus dem Training in ihren Alltag übertragen und anwenden. Damit das gelingt, müssen sie im Vorhinein wissen, was sie erwartet – benennen Sie Lernziele möglichst konkret und erläutern Sie den Teilnehmern, wie das Training ihnen persönlich weiterhelfen wird.

Virtuelle Trainings sind einerseits eine willkommene Abwechslung zum Home-Office-Alltag. Andererseits finden sie jedoch somit auch unter erschwerten Bedingungen statt. Damit die Teilnehmer trotzdem motiviert mitarbeiten, ist es wichtig für sie zu verstehen, welchen Mehrwert das Training für sie hat.

Planen Sie dafür zu Beginn des Trainings Zeit ein, in der sich die Teilnehmer gemeinsam auf das Training einstimmen. Je nach Größe der Gruppe teilen Sie die Teilnehmer in Break-out-Rooms ein, in denen sie in Kleingruppen diskutieren, warum sie am Training teilnehmen, was sie sich von dem Training erhoffen und wie sich ihr Alltag nach dem Training verbessern könnte. Nach der Break-out-Session tragen die Teilnehmer ihre Ideen zusammen. So erhält jeder Teilnehmer eine Vision, die ihn oder sie dazu motiviert, konzentriert mitzuarbeiten.  

Lernen Sie die Teilnehmer kennen

Auch in einem virtuellen Training ist die Vorstellungsrunde wichtig, um das Eis zwischen Trainer und Teilnehmer sowie den Teilnehmern untereinander zu brechen. Allerdings gibt es kaum etwas langweiligeres, als zu Beginn eines Trainings einem Dutzend minutenlangen Vorträgen zuzuhören, in denen jeder Teilnehmer sich selbst vorstellt – meist in einer Detailtiefe, die in diesem Moment einfach nicht relevant ist.

Nutzen Sie die Vorstellungsrunde stattdessen für eine erste Übung. Beispielsweise können Sie die Teilnehmer in Teams zu zwei Personen aufteilen und kurz in Breakout-Rooms schicken. Anschließend stellen die Teilnehmer sich gegenseitig in einem Satz vor: Name und die eine Sache, die man über den anderen Teilnehmer wissen sollte.

Konzentration!

Im Präsenztraining ist es für den Trainer vergleichsweise einfach, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich zu lenken. Online konkurriert er mit Mails, dem Handy, dem Internet und zusätzlich allen Ablenkungen des Home Office, die sich nicht immer vermeiden lassen.

Die Teilnehmer brauchen Unterstützung, damit sie sich wirklich auf den Trainer konzentrieren können. Voraussetzung ist, dass alle Beteiligten ihre Kameras während des Trainings eingeschaltet haben und sich sehen können. So entsteht eine erste Verbindlichkeit, denn der Trainer kann sehen, wenn die Teilnehmer sich mit etwas anderem beschäftigen – und das wissen diese in der Regel auch. Wenn der Trainer die Teilnehmer zusätzlich gelegentlich mit Namen anspricht, erhöht das deren Aufmerksamkeit.

Es geht dabei allerdings nicht darum, Menschen zu maßregeln oder jemand bloßzustellen. Trainer dürfen Aufmerksamkeit von den Teilnehmern erwarten, doch die Teilnehmer ihrerseits dürfen erwarten, nicht gelangweilt zu werden.

Eine gute Möglichkeit, die Spannung aufrecht zu erhalten, sind interaktive Zusammenfassungen von Theorieblöcken. Dieses spielerische Element aktiviert die Teilnehmer und hilft der Gruppe, neue Inhalte zu wiederholen und zu verankern.

Der Trainer präsentiert Wissen oder Inhalte, idealerweise etwa 10-15 Minuten. Danach gehen die Teilnehmer zu dritt oder viert in Break-out-Rooms und erarbeiten eine einminütige Zusammenfassung des gerade gehörten. Diese Zusammenfassung zu erstellen, darf wiederum nur 3 Minuten dauern. Nehmen Sie die Zeitbegrenzungen wörtlich, es funktioniert!

Mit der Methode stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Ihnen zuhören – niemand weiß schließlich, wer als nächstes die Zusammenfassung vortragen muss. Die Teilnehmer wiederholen die Inhalte in eigenen Worten – ein erster Lerneffekt. Außerdem müssen sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – und das bleibt dafür hängen.

Die Methode verspricht Abwechslung, denn jede Gruppe wird ihren eigenen Vortragsstil haben, es sprechen verschiedene Personen und die strikten Zeitbegrenzungen bringen Dynamik in das Training. Probieren Sie es aus – aber mit Ansage. Interaktive Zusammenfassungen sollen spielerisch helfen, Trainingsinhalte zu verankern und nicht den Teilnehmern das Gefühl geben, wieder als Oberstufenschüler Referate halten zu müssen.

Lassen Sie diskutieren

Auch in virtuellen Trainings sollten die Teilnehmer zu Wort kommen und ihre Gedanken, Erfahrungen und Bedenken diskutieren können. Allerdings weiß jeder, der schon einmal in einer Videokonferenz mit mehr als vier Teilnehmern war, wie anstrengend virtuelle Diskussionen sind.

Sinnvoll ist es deshalb, auch hier Break-out-Rooms zu schaffen und den Teilnehmern Zeitfenster zu geben, in denen sie eine Aufgabe gemeinsam bearbeiten oder eine Frage diskutieren können. Trainer haben die Möglichkeit, zwischen den Gruppen zu springen und die Gespräche direkt zu verfolgen oder sich daran zu beteiligen.

Stecken Sie individuelle Lernziele

Soft-Skill-Trainings sind dann nachhaltig erfolgreich, wenn es den Teilnehmern gelingt, anschließend ihr Verhalten im Alltag zu ändern. Den ersten Schritt gehen die Teilnehmer schon im Training und legen fest, was genau ihr Lernziel ist. Was möchten sie lernen? Warum? Wie wird es ihre tägliche Arbeit vereinfachen, verbessern oder voranbringen?

Je besser die Teilnehmer den Anwendungsfall schon im Training vorbereiten, desto größer wird der spätere Erfolg im Alltag sein und das Training einen langfristigen Effekt haben. Trainer und Personalentwickler können den Teilnehmern helfen, ihre Ziele zu definieren und zu konkretisieren. Es ist ein beliebtes Ziel, besseres Feedback zu geben. Allerdings könnte das Ziel unkonkreter kaum sein: Erst wenn der Teilnehmer weiß, was „besseres Feedback“ ist, wem er es wann und wie geben möchte und was er dafür tun muss, wird das Lernziel erreichbar.

Lerntransfer nach virtuellen Trainings

Das Training geht weiter

Das Ende des virtuellen Live-Trainings ist nicht das Ende des Trainings für die Teilnehmer. Wie nach Präsenztrainings geht die Arbeit hinterher erst los: Die Anwendung im Alltag. Bekanntlich ist es für die Teilnehmer schwer, die Inhalte aus Soft-Skill-Trainings anzuwenden.

Das ist keine Absicht oder Nachlässigkeit, sondern liegt in der Natur der Sache: Soft Skills sind prozessuales Wissen, Anwendungswissen, ebenso wie beispielsweise Schwimmen lernen. Niemand erwartet, dass ein Nichtschwimmer nach einem zweitägigen theoretischen Training mit Übungsanteilen den Rettungsschwimmer absolviert.

Lerntransfer war immer schon die besondere Herausforderung der Personalentwicklung; im Home Office ist sie es umso mehr, weil die Interaktion der Teilnehmer mit anderen Mitarbeitern entfällt. Generell gilt: Wenn die Teilnehmer ein Lernziel in die Tat umsetzen möchten, ist es sinnvoll, dieses Lernziel an eine bestehende Gewohnheit zu knüpfen; und Gewohnheiten gibt es inzwischen auch im Home Office.

Mit dieser Verknüpfung von Lernziel und Gewohnheit schaffen die Teilnehmer einen Trigger für das neue Verhalten, und der Lerntransfer wird erleichtert. Diese Trigger identifizieren die Teilnehmer idealerweise gemeinsam bereits im Training.

Unterlagen und Videos bereitstellen

Für Teilnehmer ist es anstrengend, virtuellen Live-Trainings aufmerksam zu folgen. Deshalb sollten Sie die Trainingsinhalte auf das Wesentliche beschränken und diese Inhalte dafür umso intensiver bearbeiten.

Sinnvoll ist es, den Teilnehmern die Möglichkeit zu einer selbstständigen Nachbereitung zu geben, die Inhalte nachzulesen, sich etwaige Aufzeichnungen von Trainingsinhalten oder Tutorials anzusehen oder auch zusätzliches Material zur Verfügung zu stellen.

Dieses Angebot nehmen Teilnehmer umso besser an, wenn sie daran erinnert werden. Denn wie der Lerntransfer geht auch die Nachbereitung schnell im Alltag unter, ohne dass das Absicht wäre.

Bleiben Sie in Kontakt

Die Gruppendynamik, die in Präsenztrainings entsteht, fehlt virtuellen Trainings meistens – es sei denn, dass Trainer und Personalentwickler sich aktiv darum bemühen, etwa in Form von Break-out-Sessions und interaktiven Elementen.

Diese Dynamik aus dem Training hilft anschließend, in Kontakt zu bleiben. Sie gibt Gelegenheit, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, etwaige Probleme bei der Umsetzung der Trainingsinhalte zu lösen und nachzuhaken, ob die Teilnehmer an den Lernzielen arbeiten. Wenn die Teilnehmer sich gegenseitig motivieren, wird der Lernerfolg größer sein, als wenn jeder Teilnehmer allein im Home Office versucht, sein Verhalten zu ändern.

Bereiten Sie die Umsetzung schon im Training vor

Damit die Umsetzung der Trainingsinhalte im Alltag funktioniert, sollte ein Trainingselement sich gezielt damit beschäftigen und die Teilnehmer auf ihren eigenen Anwendungsfall vorbereiten. Der erste Schritt ist, dass die Teilnehmer sich in Training Lernziele setzen. Es ist utopisch, alle Inhalte eines Trainings umsetzen zu wollen. Geben Sie den Teilnehmern Gelegenheit, die für sie persönlich wichtigsten Inhalte auszuwählen und deren Umsetzung vorzubereiten. Auf diese Weise personalisieren Sie Ihr Training ganz nebenbei noch für den Bedarf jedes einzelnen Teilnehmers.

Die everskill-App unterstützt die Teilnehmer anschließend dabei, an Lernzielen zu arbeiten und den Medienbruch zwischen Training und praktischer Anwendung im Alltag zu überbrücken. . everskill ist dann ein Element, mit dem die Teilnehmer bereits im Training gearbeitet haben und mit dem sie im Alltag an das Training anknüpfen.

Dazu gehört neben der Arbeit mit Lernzielen vor allem auch der Feed, in dem sich die Teilnehmer austauschen, auf Inhalte aus dem Training zurückgreifen und Beiträge gegenseitig kommentieren können.

Wichtig ist: Der Umgang mit der App soll Spaß machen und spielerisch sein. Gamification funktioniert nicht nur bei Sport- und Lernapps wie Runtastic oder Duolingo, sondern eben auch bei Soft-Skill-Apps wie everskill. Schaffen Sie eine ungezwungene Atmosphäre, wenn Sie mit der Arbeit in der App beginnen. Vielleicht kann jeder Teilnehmer ein Foto von seinem Mittagessen im Feed teilen oder von seinem Ausblick im Home Office. So erzeugen Sie ein Gemeinschaftsgefühl und testen direkt auch die Funktionen der App.

Schaffen Sie Verbindlichkeit

Im Training ist der Wille der Teilnehmer groß, das eigene Verhalten anschließend zu verändern. Dieses Gefühl gilt es, in den Alltag zu retten, wenn das Soft-Skill-Training Erfolg haben soll.

Was dabei hilft: Verbindlichkeit. Bitten Sie die Teilnehmer, sich für einen Anschlusstermin in der Folgewoche zu verabreden. Bei einem Mittagessen, einem virtuellen Kaffee oder vielleicht einem gemeinsamen Spaziergang diskutieren die Teilnehmer dann in Tandems ihre bisherigen Erfahrungen mit der Umsetzung der Lerninhalte. Für mehr Zugzwang können sie diese Termine im everskill-Feed posten und anschließend ein Foto des Treffens ergänzen. So initiieren Sie Lerngruppen über das Training hinaus.

Dieses Vorgehen mag aufwendig erscheinen. Noch aufwendiger ist es jedoch, immer wieder Trainings zu organisieren und zu besuchen, deren Inhalte dann kaum oder nie umgesetzt werden.

 

Messen Sie Ihre Erfolgsfaktoren

Personalentwicklung gleicht häufig einer Blackbox: Teilnehmer absolvieren Trainings und man hofft, dass sie damit für ihre alltäglichen Aufgaben gerüstet sind. Erfahrene Personalentwickler und Trainer wissen: Das ist Wunschdenken. Einige Inhalte setzen Teilnehmer um, noch mehr gehen verloren und warum etwas funktioniert, ist im Nachhinein schwer zu ermitteln.

In Präsenztrainings hilft der direkte Kontakt zwischen Teilnehmern und Trainern dabei, einen Eindruck von Bedarf und Interessen der Teilnehmer zu erhalten. Hier geht virtuell viel verloren.

Der große Vorteil von virtuellen Trainings: Es ist deutlich einfacher, Daten über Trainings und Trainingserfolge zu erheben. Diese erleichtern es Personalentwicklern wiederum, auf Veränderungen zu reagieren und die Trainings am Bedarf der Teilnehmer auszurichten.

Kennen Sie Ihre Prioritäten?

Home Office wird Teil unseres Arbeitslebens. Umso wichtiger sind Soft Skills wie Führungsverhalten, Kommunikation und Zeitmanagement für Ihre Mitarbeiter. Früher war ein wichtiges Lernziel für angehende Führungskräfte vielleicht, zu verstehen wie man Feedback geben und annehmen kann. Heute kann das ganz anders aussehen.

Einer unserer Kunden stellte nach einem Führungskräftetraining fest, dass 22% der Teilnehmer das Ziel gewählt hatten „Entdecke das Positive in deinem Tag“. Der Kunde war erstaunt, dass den Führungskräften dieses Thema so wichtig war, obwohl es kein Teil der offiziellen Agenda war.

Die Daten gaben dem Kunden eine wichtige Information und die Möglichkeit, darauf zu reagieren. Aus der Blackbox wurde ein offenes Buch: Wenn der Personalentwickler weiß, dass die Teilnehmer hier Handlungsbedarf sehen, kann er selbst handeln und sein Training anpassen, die Schwerpunkte anders setzen, vielleicht weitere Trainings oder Unterstützung anbieten. Wer schneller misst, reagiert zügiger auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Reagieren Sie auf Veränderungen – mit Daten

Unsere Daten zeigen, dass nach virtuellen Trainings weniger Praxistransfer stattfindet als nach Präsenzveranstaltungen. Das ist kein Grund, auf virtuelle Trainings zu verzichten. Es ist allerdings ein Grund, bei virtuellen Trainings umso genauer hinzusehen: Welche Trainingsthemen funktionieren? Was beschäftigt die Teilnehmer? Müssen wir das Trainingsdesign überarbeiten? 

Es ist nicht notwendig, aufwendig geplante Trainingsreihen zu verwerfen und neu zu entwerfen. Doch wenn Ihr Training erfolgreich sein und die Mitarbeiter in ihrer Arbeit voranbringen soll, müssen Sie wissen, was diese brauchen und Ihre Trainer müssen darauf eingehen und vielleicht Übungen inhaltlich abwandeln können.

Eine Kombination aus verschiedenen Messmethoden, die Sie vor, während und nach den Trainings einsetzen, ergibt ein Gesamtbild, mit dem Sie die für Ihre Organisation wichtigen Kennzahlen Schritt für Schritt ermitteln und im Blick behalten können. Verschiedene Methoden sind dabei unterschiedlich einfach oder aufwendig umsetzbar und sind verschieden aussagekräftig. Von den bekannten Happy Sheets über Mitarbeiterbefragungen bis hin zu Datenauswertungen aus digitalen Tools können Sie verschiedene Methoden kombinieren und erhalten so ein aussagekräftiges Feedback zur Wirksamkeit Ihrer Soft-Skill-Trainings.

Im Detail können Sie  die Messmethoden in unserem e-book Erfolgsmessung von Trainings nachlesen.

Keine Angst vor dem Datenschutz

Wenn Sie als Personalentwickler den Erfolg Ihrer Programme ermitteln wollen, müssen Sie auf die eine oder andere Weise Daten der Teilnehmer erheben und speichern. Dabei sollten Sie insbesondere drei Themenbereiche im Blick behalten:

  • Datenschutz und DSGVO
  • Datensicherheit
  • Anforderungen interner Stakeholder, wie z.B. des Betriebsrats

Generell gilt: Es dürfen im deutschen Unternehmenskontext selten Daten auf einzelne Personen zurückzuführen sein, sondern Daten müssen anonymisiert und aggregiert ausgewertet werden. Die Mitarbeiter müssen außerdem wissen, dass ihre Daten erhoben und gespeichert werden und dem zustimmen, so sieht es die DSGVO vor.

Bei everskill haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, Trainings lediglich anonym auszuwerten. Damit sind Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter nicht möglich, wohl aber ein gezielter Blick auf Trainings insgesamt. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Ihre Trainings gezielt zu optimieren.

Behalten Sie immer im Blick, wozu die Daten dienen, die sie erheben: Es geht um die Fortbildung der Mitarbeiter und darum, Trainingsprogramme weiter zu entwickeln – nicht darum, beliebig Daten zu sammeln.

Arbeiten Sie dafür mit zertifizierten Dienstleistern zusammen, die Ihre Daten in der EU speichern und binden Sie auch Ihre IT-Abteilung und die Datenschutzbeauftragte in Ihren Prozess ein. Das erleichtert es Ihnen, die technischen und rechtlichen Aspekte der Datenspeicherung korrekt zu berücksichtigen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Sie unerwartete Unterstützung für Ihr Projekt erhalten können, wenn Sie diese Faktoren erfüllen. Ihr Ziel ist, die Mitarbeiter weiterzubilden – genau das wollen auch interne Stakeholder wie etwa der Betriebsrat. Beziehen Sie alle Beteiligten frühzeitig in Ihre Überlegungen ein und diskutieren Sie, wie Sie die Personalentwicklung in Ihrem Unternehmen zusammen gezielt voranbringen können.

 

ebook: durch Messung den Erfolg Ihrer Trainings zeigen

 

Auf geht’s in die neue Personalentwicklung

Die Digitalisierung von Trainingsakademien und die Veranstaltung virtueller Trainings funktionieren vielleicht nicht auf Anhieb – aber als wir vor zehn Jahren das erste Smartphone in der Hand hatten, haben wir schließlich auch noch nicht gleichzeitig Pizza bestellt, Nachrichten gelesen und auf fünf Nachrichten geantwortet.

Heute ist das ganz normal – und genauso normal wird es werden, Trainings bei Bedarf digital zu veranstalten, das Wissen in den Alltag zu integrieren und die Inhalte immer wieder auf den Bedarf der Mitarbeiter zuzuschneiden.

 

Sie wünschen sich Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Personalentwicklung? Sprechen Sie uns an.