Whitepaper: Mit diesen 4 Schritten zum wirksamen virtuellen Training

Das Virus CoVid-19 zwingt viele Unternehmen zu spontanen Umstellungen. Sämtliche Menschenversammlungen werden konsequent gemieden, Toilettenpapier in den Supermärkten wird knapp – das öffentliche Leben kommt quasi zum Erliegen. Auch die Personalentwicklung muss sich auf die neuen Entwicklungen einstellen. Um eine weitere Verbreitung des Virus zu verhindern, werden Präsenzveranstaltungen abgesagt. Die gesamte Branche steht vor einer nie dagewesenen Herausforderung. Vielen selbständigen Trainern fällt von einem Tag auf den anderen die wichtigste Einnahmequelle weg. Aber auch Mitarbeiter sind von den Vorzügen der Face-to-Face Veranstaltung abhängig. Viele Kompetenzen, wie Soft Skills werden am besten über die persönliche Interaktion gelehrt. Jedoch wird es gerade in dieser Zeit essenziell sein, Mitarbeitern die Chance zu geben, sich weiterzubilden.

Denn nie zuvor hatten Mitarbeiter so viel Raum und Zeit, um Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Online Trainings sind zwar kein gleichwertiger Ersatz für Präsenztrainings, sie werden jedoch in den nächsten Monaten die einzige Möglichkeit sein, Personalentwicklung weiter aktiv zu betreiben. Online Trainings können verschiedene Formen annehmen. Es gibt klassische MOOCS (massive open online courses, wie Coursera), interne LMS Systeme in denen Kurse zum Abruf bereitgestellt werden, oder virtuelle Trainings, in denen weiterhin echte Trainer mit den Mitarbeitern arbeiten. Dieses Whitepaper fokussiert sich auf virtuelle Trainings. Viele der Inhalte können jedoch auf jegliche Art von Online-Training angewendet werden.

Virtuelle Trainings sind nicht das gleiche wie Präsenztrainings. Um den Erfolg der Weiterbildungsmaßnahme zu garantieren gibt es einige Dinge zu beachten. Fangen Sie daher nicht überstürzt damit an Ihre Trainer vor die Webcam zu setzen, sondern strukturieren Sie diese neue Art der Weiterbildung professionell durch. Der Trainer und einige Vorbereitungen können beibehalten werden, das Konzept und der administrative Ablauf müssen allerdings neu aufgesetzt werden.

Checkliste

So sind Sie bestens vorbereitet für Ihre virtuellen Trainings:

1. Stabiles Grundgerüst

Das richtige Tool. Die Teilnehmer kennen das Tool bereits oder es ist leicht in der Installation und Bedienung.

Einladung der Teilnehmer. Eine Termineinladung mit Einwahllink wurde eine Woche vor dem Training an alle Teilnehmer verschickt.

Erfolgreicher Test mit Kollegen. Es wurde mit mindestens 5 Kollegen ein erfolgreicher Testdurchlauf durchgeführt.

2. Inhaltliche Konzeption

Interaktive Elemente. Auch im neuen Online-Training Format sind interaktive Elemente, wie Übungen integriert.

Ansprechende Visualisierung. Die Unterlagen sind keine PowerPoint Schlacht, sondern übersichtlich und leicht verständlich. 

 

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3. Strukturierte Durchführung

Persönliche Vorstellung. Die Teilnehmer haben sich gegenseitig vorgestellt – am besten über die Webcam am Laptop. 

Ablenkungen ausschalten. E-Mail-Programme und Handys wurden von den Teilnehmern für die Dauer des Seminars ausgeschaltet.

Lernziele vorstellen. Es wurde den Teilnehmern eine klare Vision vermittelt, welche Ziele sie in dem Training erreichen wollen.

 

4. Nachhaltiger Transfer

Tägliches Trainieren. Die Teilnehmer können das Gelernte täglich umsetzen und haben eine Hilfestellung dazu.

Sozialer Austausch. Die Teilnehmer können sich untereinander nach dem Training austauschen. 

Zugriff auf Unterlagen und Videos. Den Teilnehmern stehen sämtliche Unterlagen aus dem Online-Training zur Verfügung.

 

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«Ein Mensch ohne Plan ist wie ein Schiff ohne Steuer.»

Emil Oelsch

Wie bei allem anderen auch stellt die Planung das A&O eines jeden Erfolgs dar. Besonders in dieser außergewöhnlichen Situation lohnt es sich Sicherheit und Kontrolle auszustrahlen. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um das virtuelle Training vorzubereiten, damit nachher alles reibungslos abläuft.

1. Entscheiden Sie sich für ein einfaches Tool

Die essenziellste Entscheidung für den Erfolg des virtuellen Trainings ist die Wahl der Online Plattform, auf der das Training stattfinden soll. Viele Mitarbeiter haben Respekt davor, eine neue technische Lösung anzuwenden. Die gerade stattfindende Bewegung hin zum Home-Office bietet eine gute Orientierung. Wir empfehlen Ihnen das gleiche Tool anzuwenden, das die Mitarbeiter bereits kennen. Auf diese Weise fällt der Erklärungsbedarf für neue Plattformen weg und die Mitarbeiter können direkt starten.

Besonders praktisch ist die Funktion das virtuelle Training aufzeichnen zu können. Auf diese Weise können die Teilnehmer das virtuelle Training immer wieder per Video anschauen. WICHITG: Dies müssen Sie jedoch vor Beginn der Aufzeichnung mit den Teilnehmern abklären.

Auch eine Moderatorenfunktion sollte das Tool haben, um die Diskussion in dem virtuellen Training zu kontrollieren. So kann der Trainer das Training wie gewohnt koordinieren.

Die gängigsten Tools hierfür sind WebEx, Skype for Business, Microsoft Teams, GoToWebinar oder Zoom.

2. Sichern Sie eine hohe Audio- und Videoqualität

Webkonferenzen können schnell eine unangenehme Situation werden, wenn das Equipment versagt. Die im Laptop eingebauten Mikrofone hören sich meist blechern an oder verzerren. Defekte Webcams oder eine langsame Internetverbindung können jedes virtuelle Training zum Albtraum werden lassen. Vergessen Sie nicht: Teilnehmer können das Training mit nur einem Klick beenden.

Eine Investition von nur 50 Euro in ein qualitativ hochwertiges Mikrofon kann in dem Fall Wunder wirken. Achten Sie auch auf eine stabile Internetverbindung. Wählen Sie sich notfalls per Telefon ein und bitten Sie einen Teilnehmer die Folien mit der Gruppe zu teilen. Wenn es Ihr Datenvolumen aushält, bietet der mobile Hotspot eine weitere Ausweichmöglichkeit.

3. Laden Sie die Teilnehmer per Termin ein

Im Gegensatz zur Präsenzveranstaltung werden virtuelle Trainings keine mehrtätige Veranstaltung – auch im Home-Office müssen sich die Mitarbeiter jedoch Zeit nehmen. Laden Sie Ihre Teilnehmer daher per Kalender-Einladung ein. Mit einem einfachen Meeting-Link zur Einwahl schaffen Sie zudem den geringsten Aufwand für die Nutzer und sich selbst.

Eine Erinnerung per E-Mail einen Tag vor dem Training hilft ungemein. Bitten Sie die Teilnehmer schon in der Einladung, sich für die Dauer des Trainings einen ruhigen Platz zu suchen. Durch die geschlossenen Schulen und Kitas wird es in vielen Haushalten in den nächsten Wochen turbulent zugehen.

4. Testen, Testen, Testen!

Anders als bei einem zweitägigen Seminar ist bei 60 Minuten dauernden virtuellen Training nicht viel Zeit, um Fehler zu korrigieren. Faustregel: Wenn Sie das Trainingstool zuvor mit mindestens 5 Kollegen getestet haben, sollte auch live nicht viel schief gehen. Funktioniert das Tool? Geht das Mikrofon? Kann ich die interaktive Übung so durchführen, wie gedacht?

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«Klug ist jener, der Schweres einfach sagt.»

Albert Einstein

Die größte Herausforderung bei virtuellen Trainings liegt darin, dass das Verlassen des Trainings für die Mitarbeiter nur einen Mausklick entfernt ist. Interaktive Übungen sind deswegen mindestens genauso wichtig, wie in einer Präsenzveranstaltung.

1. Übungen einbauen

Ansprechende Interaktion zu schaffen ist bei virtuellen Trainings ungleich schwieriger als in einem klassischen Seminar. Anders als gewohnt, fehlt bei virtuellen Trainings der face-to-face Kontakt. Viele gängige Übungen wie Gruppenarbeiten mit einem Flipchart in der Mitte fallen weg. Umdenken ist daher angesagt.

Fallstudien sind eine gute Möglichkeit, reale Übungen auch online durchzuführen. Beschreiben Sie eine Situation und fragen Sie die Teilnehmer im Training, wie sie auf diese Situation reagieren würden. Wenn Sie diese Reaktion zur Diskussion öffnen, steht einem interaktiven Erlebnis nichts im Weg.

In einem virtuellen Training liegt die Hemmschwelle sich an der Diskussion zu beteiligen höher als sonst. Das liegt daran, dass Menschen, sobald sie sich vor einen Bildschirm setzen, in den Beobachtermodus fallen. Viele schalten sich auf stumm oder deaktivieren die Kamera, wodurch sie schnell in den passiven Modus fallen. Die Teilnehmer benötigen mehr Zeit, um sich zu melden. Zwei Tipps, die Ihnen in dieser Situation helfen: Erstens, seien Sie bereit die Stille auch 30 Sekunden lang auszuhalten. Und zweitens, falls dann noch immer nichts kommt, bereiten Sie eigene Fragen für die Diskussionsrunde vor, um den Einstieg für viele zu erleichtern.

2. Ansprechende Visualisierung

Mitarbeiter müssen in einem virtuellen Training viele Informationen auf einmal aufnehmen und sich gleichzeitig noch an das neue Lernumfeld gewöhnen. Um es Ihren Mitarbeitern so einfach, wie möglich zu machen, halten Sie Ihre Unterlagen simpel und eingängig. Erschlagen Sie Ihre Teilnehmer daher nicht mit vollbepackten Folien und verzichten Sie auf unnötige Informationen, wie anspruchsvolle Schemata, sinnlose Animationen oder Fließtext. Setzen Sie lieber auf eingängige Grafiken, Stichpunkte und Bilder für Ihre Folien. So können die Teilnehmer die Inhalte auf einen Blick verstehen und verinnerlichen.

3. Definieren Sie eine klare Agenda

Eine Stunde Vortrag hört sich für viele lang an, doch in einem interaktiven virtuellen Seminar rinnt Ihnen die Zeit aus der Hand. Planen Sie daher das virtuelle Training vorher ganz genau. Strukturieren Sie sich eine klare Agenda, an die sie sich leicht halten können. Überfüllen Sie sie nicht und versuchen Sie nicht alle Inhalte, die Sie sonst in einem Präsenztraining anwenden, jetzt ins virtuelle zu übersetzen. Sortieren Sie aus und fokussieren Sie sich auf das wichtigste. Denken Sie auch an die kurze Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer und planen Sie das Training abwechslungsreich und spannend. Vermeiden Sie Detaillierungen und verweisen Sie hier auf die Nachbereitung des virtuellen Trainings.

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«In dir muss brennen, was du in anderen entzünden willst.»

Augustinus Hippo

Die Vorbereitung ist abgeschlossen und jetzt geht es ans Eingemachte. Das Online Training beginnt. Häufig werden in den kurzen virtuellen Trainings aber einige Punkte vergessen, die in Präsenztrainings selbstverständlich und extrem hilfreich sind. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Agenda auch alle wichtigen Punkte beinhaltet.

1. Lernziele klar kommunizieren

Auch im Home-Office gibt es kein Entkommen vor Simon Sinek. Denn, in virtuellen Trainings ist es extrem wichtig, das „Warum“ zu kommunizieren. Was sollen die Teilnehmer lernen? Wie wird es mir als Teilnehmer in meiner täglichen Arbeit (u.a. im Rahmen von CoVid-19) helfen? Wie schaut die Agenda im Training aus?

Machen Sie Ihren Mitarbeitern daher den Mehrwert und die Relevanz des Trainings bewusst. Zeigen Sie Ihnen, wie sehr Sie von dem Wissen jetzt profitieren können.

2. Persönliche Vorstellung

Wie zu Beginn eines Präsenztrainings, treffen in einem virtuellen Training fremde Menschen aufeinander und müssen gemeinsam in den Trainingsmodus finden. Um das anfängliche Eis zu brechen, sollten Sie Zeit in eine Vorstellungsrunde zu investieren. Online kann das schnell durchgeführt werden, indem jeder sich entweder klassisch über eine Videobotschaft vorstellt oder eine kurze Selbstvorstellung in Text- oder in Bildform mit den anderen im Chat teilt. Nach dieser Übung sind die Teilnehmer abgeholt und die Interaktion in den folgenden Übungen erhöht sich.

3. Halten Sie den Fokus aufrecht

Handys und E-Mail-Benachrichtigungen sind in Präsenztrainings ein großer Störfaktor. Die fehlende physische Kontrolle bei virtuellen Trainings amplifiziert diese Problematik noch viel mehr. Da der Teilnehmer am Laptop sitzt, können Sie schlecht darum bitten, diesen auszuschalten. Lassen Sie die Mitarbeiter für die Dauer des Trainings das E-Mail-Programm schließen und das Handy beiseitelegen.

4. Organisieren Sie die Diskussionen

Die Technik stellt auch in den Diskussionen eine Herausforderung dar. Denken Sie an Ihre letzte Telefonkonferenz (vermutlich nicht besonders lange her): Sie stellen eine Frage und es herrscht peinliches Schweigen, keiner traut sich als erster anzufangen. Plötzlich beginnen 3 Leute gleichzeitig – dann hören alle wieder auf – wieder ewiges Schweigen – dann wieder 5 auf einmal. Kommt Ihnen das bekannt vor? Nutzen Sie daher eine non-auditive Meldefunktion: Sie eröffnen die Gesprächsrunde und die Teilnehmer melden sich im Chat. Sie können dann entscheiden, wen Sie sprechen lassen.

5. Lassen Sie die Teilnehmer Ziele setzen

Auch bei virtuellen Trainings stellt der Praxistransfer eine große Herausforderung dar. Bauen Sie daher in die Agenda das gemeinsame Ziele Setzen ein. Wenn die Teilnehmer sich am Ende des Trainings definieren, was sie umsetzen möchten, erhöhen Sie die Chancen des Erfolgs. Am besten die Mitarbeiter setzen sich die Ziele schriftlich, um die persönliche Verpflichtung zu stärken.

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«Praxis ohne Theorie leistet immer noch mehr als Theorie ohne Praxis.»

Quintilian

Das virtuelle Training ist abgeschlossen und die Teilnehmer tauchen wieder in das Home-Office ein. Damit ist dem Training allerdings noch kein Ende gesetzt. Genau, wie die Vorbereitung, ist die Nachbereitung des Seminars ein entscheidender Faktor zum Erfolg.

1. Kontinuierliches Üben der Ziele

Nach einem virtuellen Training geht es für die Mitarbeiter erst richtig los. Damit das Training nicht umsonst war, müssen sie das Gelernte in ihrem Alltag anwenden. Hierbei ist kontinuierliches Trainieren der Schlüssel zum Erfolg. Wie auch in Präsenztrainings hilft es den Teilnehmern sich am Ende des virtuellen Trainings Ziele zu setzen, die sie realisieren möchten. Am erfolgreichsten ist der Transfer, wenn die Teilnehmer sich mit jedem Ziel eine Routine definieren, die sie zwei bis drei Mal in der Woche durchführen, um an ihr Ziel zu kommen.

So haben Sie ihr eigenes „Warum“ vor Augen und zudem einen Verhaltensanker, an dem sie sich im Home-Office festhalten können. Jedes Mal, wenn die Teilnehmer sich in einer Situation wiederfinden, die ihr altes Verhalten vor dem virtuellen Training getriggert hätte, orientieren sie sich an ihrer neuen Verhaltensroutine. Dadurch setzen sie die Inhalte des Trainings direkt nach dem Training um und kommen ihrem Ziel immer näher.

2. Sozialer Austausch in der Peergroup

Um die rasante Verbreitung von CoVid-19 zu verhindern, wird persönliche soziale Interaktion auf ein Minimum gefahren, von singenden Italienern mal abgesehen. Digital ist die Interaktion jedoch kein Problem. Die Teilnehmer können so nach dem Training weiterhin mit dem Trainer und den anderen Teilnehmern in Kontakt bleiben. Detailfragen können geklärt und Erfahrungen ausgetauscht werden. Besonders im Home-Office können Sie so Ihre Teilnehmer am Ball halten und selbst an die Umsetzung erinnern.

Dabei können verschiedene Szenarien helfen, die Motivation aufrecht zu erhalten und den Lerneffekt zu erhöhen. Die Teilnehmer können nach dem Training mit ihrer Gruppe teilen, an welchen Zielen sie gerade arbeiten, um die soziale Verpflichtung zu steigern. Wenn ein Gruppenmitglied Hemmungen oder Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Inhalte erfährt, kann die Gruppe ihm Rat geben. Auch Impressionen aus dem Home-Office der Kollegen kann den Zusammenhalt und die Kohäsion der Gruppe steigern. Kleiner Bonus: Home-Office macht in der digitalen Gruppe einfach mehr Spaß!

3. Zugriff auf Unterlagen und Videos

Im Alltag gehen oft ein oder zwei Theorien des Trainings verloren. Wenn die Teilnehmer nach dem virtuellen Training Zugriff auf die Folien und Übungen haben, können sie im Alltag Konzepte nachlesen und wiederholen. Auch die Aufzeichnung des virtuellen Trainings hilft den Teilnehmern das Gelernte zu rekapitulieren, um zu Hause fleißig weiter zu üben. Das kann für die Umsetzung der Inhalte wahre Wunder wirken.

Stellen Sie daher den Teilnehmern die gesamten Unterlagen zum virtuellen Training zur Verfügung, damit sie täglich selbstständig alles Wichtige wiederholen und so zu Experten in Sachen Soft Skills werden können. Erinnern Sie Ihre Teilnehmer auch gerne über den sozialen Austausch daran, sich nochmal die Inhalte zu verinnerlichen.

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Das Virus stellt die ganze Welt auf den Kopf und uns alle vor neue Herausforderungen. Wir wünschen Ihnen, Ihren Kollegen und Ihren Familie von
ganzem Herzen Gesundheit und eine unbeschwerte Zeit!

Über die Einschränkungen des öffentlichen Lebens hinaus sind wird gezwungen spontan umzudenken und unser Wohnzimmer in ein Büro zu verwandeln. Entwickeln Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter weiter, um das Beste aus der Situation zu machen! Wenn Sie Sie daran interessiert sind, wie Sie Ihre virtuellen

Trainings so gestalten können, dass die Teilnehmer auch im neuen Alltag die Dinge umsetzen, kontaktieren Sie uns gerne.

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